Tietosuojaseloste

Laadittu 18.5.2018  versio 1.0
REKISTERISELOSTE
TIETOSUOJASELOSTE
1. REKISTERINPITÄJÄ
Öljycenter Finland Oy, y-tunnus 2494109-7
Tauskonkatu 25
33720 TAMPERE
2. YHTEYSHENKILÖT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Janne Ansakorpi
Tauskonkatu 25
33720 TAMPERE
040 563 1323, janne.ansakorpi[at]oljycenter.fi
3. REKISTERIN NIMI
Öljycenter Finland Oy:n asiakas- ja toimittajarekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Henkilötietoja käytetään tarjousten tekoon, tilausten käsittelemiseen, asiakassuhteen hoitamiseen sekä
tarvittaessa yhteyden saamiseksi asiakkaisiin. Rekisteritietoja voidaan käyttää myös tuotteiden ja
palveluiden kehittämistä sekä sähköistä ja painettua markkinointia varten. Asiakkaalla on oikeus kieltää
tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla asiasta osoitteeseen tilaus[at]oljycenter.fi.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde, asiakkaan oma suostumus tai muu asiallinen yhteys.
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän toiminnan eri osa-alueiden suunnitteluun, kehittämiseen ja
seurantaan sekä asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen eri kanavissa tapahtuvaan
hoitamiseen, hallinointiin, kehittämiseen sekä analysointiin.
Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa myös laskutuksen ja maksujen seurannan osalta Visma PPG Oy:lle
tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Lisäksi henkilötietoja käsittelevät Öljycenter
Finland Oy:n lukuun kuljetusliikkeet sekä ohjelmistotoimittajat Netpoint Oy, Netello Systems Oy, Azets
Insights Oy sekä Azets Employee Oy.
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Öljycenter Finland Oy:n asiakkaan ja Öljycenter
Finland Oy:n välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen
yhteys.
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavia tietoja:
Henkilön perustiedot, kuten:
• Nimi, osoite, kieli
• Henkilötunnus henkilötietolain sallimissa tilanteissa
• Tarvittavat yhteystiedot kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
Asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:
• Erilaiset asiakkuus-, asiointi-, tilaus- ja palvelutiedot, kuten tuote-, osto-, hinta-, tarjous-,
etu, toimitus-, laskutus-, perintä-, tyytyväisyys-, reklamaatio- ja muut tarpeelliset tiedot.
Lisäksi rekisteriin tallennetaan tietoa henkilöistä, jotka ovat hoitaneet rekisteröidyn asiakkuutta, tarkoittaen
esimerkiksi myyjiä ja asiakaspalvelijoita.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä vähintään Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä mainitut 6 vuotta,
mutta asiakkuuksien hoidon vuoksi säilytämme asiakkaiden tilaushistoriaa pidempäänkin.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietolähteitä ovat asiakkaan suostumuksella ilmoittamat tiedot sekä asiakaspalvelun yhteydessä
henkilökunnalle muodostuneet tiedot. Tarvittaessa asiakkaan luottotiedot tarkistetaan Suomen
Asiakastieto Oy:n tai Bisnode Finland Oy:n tietokannoista.
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään (Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1. a, b ja c -kohdat) ja
hänen asiakkuuteen, asialliseen yhteyteen ja muuhun toimintaan liittyvistä tapahtumista mukaan lukien
myös kolmannen osapuolen tunnistautumis- ja varmentamisvälineiden ja -palveluiden käyttöön liittyvät
tiedot.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Öljycenter Finland Oy:n valituille yhteistyökumppaneille
markkinointitarkoituksiin henkilötietolain puitteissa. Henkilötietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai
Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Asiakasrekisterin henkilötietoja ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä
puolesta siihen asiallinen yhteys ja käyttöoikeus.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot ovat suojattu palomuurilla, ohjelmistollisesti, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Verkkosivustolla ja
muissa palveluissa tietoja suojataan SSL-suojatulla yhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla.
Manuaalinen aineisto
Aineistoa säilytetään lukitussa ja toimistoaikana valvotussa tilassa.
9. TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin talletettu.
Tarkastuspyyntö voidaan tehdä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä seuraavaan
osoitteeseen:
Öljycenter Finland Oy, Tauskonkatu 25, 33720 TAMPERE
10. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Asiakkaalla on oikeus vaatia rekisterissä olevien henkilötietojensa korjaamista, muuttamista tai poistamista
sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisesti ilmoittamalla siitä Öljycenter Finland Oy:lle.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.
11. YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä
tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä osoitteeseen:
Öljycenter Finland Oy, Tauskonkatu 25, 33720 TAMPERE
Öljycenter Finland Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja
rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ INTERNETSIVUILLA JA VERKKOKAUPASSA
Internetsivuillamme ja verkkokaupassamme käytetään evästeitä vierailijoiden laskemiseen ja vierailulähteiden määrittämiseen.
Ne auttavat selvittämään mitkä sivut kiinnostavat kävijöitä eniten ja miten kävijät liikkuvat sivuston sisällä.
Sivustoiden seurantapalvelut ovat Google Analytics ja Snoobi Analytics. Kerättyä dataa ei jaeta muille
osapuolille. Vierailutiedot kerätään anonyymisti eikä vierailijoita pyritä tunnistamaan.
Sivustoilla esiintyvät sosiaalisten medioiden tarjoamat ruudut saattavat kirjoittaa palvelukohtaisia
evästeitä. Näillä palveluilla on omat selosteet niiden käyttämistä evästeistä.
Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet eivät
vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. On hyvä huomioida, että evästeet voivat olla tarpeellisia
joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän
tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeiden käyttö edellyttää
aina käyttäjän suostumuksen.
Evästeiden avulla kerätään seuraavia tietoja:
• käyttäjän IP-osoite
• kellonaika
• käytetyt sivut
• selaintyyppi
• mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut kyseiselle verkkosivulle
• miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
• mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle.
Useimmat selaimet mahdollistavat eväste -toiminnon poiskytkemisen. Evästeiden käyttö vaatii käyttäjän
suostumuksen
Evästeistä, käyttötietojen tallentamisesta ja niiden käyttötarkoituksesta on kerrottava selkeästi ja kattavasti
sivuston käyttäjälle. Palvelun käyttäjältä on pyydettävä suostumus tietojen tallentamiseen ja käyttöön.
Tietojen antaminen ja mahdollisuus niiden tallentamisen kieltämiseen pitää toteuttaa käyttäjän kannalta
mahdollisimman vaivattomasti.